Notice d’information relative aux événements

Administration communale de Walferdange

Introduction

Dans l’exercice de ses missions, l’Administration communale de Walferdange (ci-après la « Commune ») est amenée à traiter vos données à caractère personnel lors de l’organisation de divers événements. La présente notice d’information (ci-après la « Notice ») a pour rôle de vous expliquer comment sont traitées les données de contact communiquées lors de l’inscription à un événement organisé par la Commune, ainsi que votre image et votre voix lorsqu’une photographie ou un enregistrement audio et/ou vidéo est réalisé à cette occasion, quelle que soit l’ampleur de l’événement. Cette Notice vous présente également vos droits et les modalités permettant de les exercer.

Responsable de traitement

Suivant le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données et ci-après désigné le « RGPD »), le responsable du traitement de la Commune de Walferdange est le collège des bourgmestre et échevins dont le siège se situe Place de la Mairie, B.P. 1, L-7201 Walferdange.

Licéité du traitement

Conformément aux articles 12, 13 et 14 du RGPD, la présente Notice vous informe de manière claire et transparente sur les traitements de données à caractère personnel réalisés par la Commune de Walferdange dans le cadre de l’organisation de ses événements, notamment sur leurs finalités, leurs bases juridiques et les droits dont vous disposez.

Finalités de traitement relatif aux événements

Dans le cadre des événements qu’elle organise, l’Administration communale de Walferdange traite les données recueillies lors des inscriptions ainsi que les photographies et vidéos sélectionnées afin d’informer les citoyens.
Les services internes en charge peuvent traiter tout ou partie de ces données, directement ou par l’intermédiaire de tiers, pour les diffuser, les publier, les reproduire ou les communiquer au public notamment via :

• des supports papier, numériques ou électroniques, à l’exclusion de toute utilisation commerciale ;
• des médias, ouvrages, supports d’enregistrement numérique, expositions, publicités, projections publiques et sur Internet, notamment sur les intranets, blogs et réseaux sociaux de l’Administration communale de Walferdange ;
• tout appareil de consultation, notamment les ordinateurs, smartphones et tablettes ;
• tout support de communication interne.

• Le traitement de vos données de contact dans le cadre de votre inscription à un événement de l’Administration communale de Walferdange

Lorsque vous vous inscrivez à un événement en remplissant le formulaire approprié, l’Administration communale de Walferdange traite au minimum les données suivantes :

• Nom, prénom
• Adresse
• Adresse e-mail et/ou numéro téléphone

Ce traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public dont est investie la Commune, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD

• Le traitement de votre image et de votre voix lors de la présence d’un photographe à un événement de l’Administration communale de Walferdange

En fonction de l’ampleur de l’événement, la Commune peut mandater un photographe afin de réaliser des prises de vue destinées à illustrer une publication consacrée à celui-ci. Dès lors que la présence du photographe a été préalablement annoncée, votre participation à l’événement est susceptible d’entraîner le traitement des données à caractère personnel suivantes :

L’organisation des événements

L’organisation de nos événements et le traitement des photos et/ou vidéos se distinguent selon deux types :

1. Les événements « grand public »
   Les événements « grand public » concernent des rendez-vous ou événements destinés aux citoyens auxquels la participation d’un grand nombre de personnes est attendue. Il s’agit par exemple de la journée de commémoration nationale, Walfer Bicherdeeg, Walfer Vollekslaf, Biomaart, remise des prix, expositions CAW comme Culture@Walfer, etc.Ce traitement vise à informer le public et à promouvoir les événements communaux au moyen de photographies et de vidéos diffusées notamment dans des communiqués de presse, le magazine bimestriel Walfer ECHO, l’application/site internet de la Commune et ses réseaux sociaux.L’organisation de ces événements « grand public » est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public aux termes de l’article 6, paragraphe 1 point e) du RGPD. Dans ce cadre, la présence d’un photographe à l’événement pourra être mentionnée sur les invitations. La présente Notice est par ailleurs consultable en permanence sur l‘application/site internet de l’Administration communale de Walferdange ; lors des événements « grand public », une affiche comportant un QR code renvoyant directement vers cette Notice pourra être apposée sur les lieux, afin d’informer les personnes présentes des modalités de traitement de leur image et de leur voix.Les photographies et vidéos d’ambiance, illustrant le déroulement général de l’événement sans mettre une personne en particulier en premier plan, ne nécessitent pas d’accord explicite préalable, ce traitement reposant sur la mission d’intérêt public de la Commune. Lorsqu’une photographie ou une vidéo vous identifie spécifiquement en tant que sujet principal, le photographe recueillera votre accord avant la prise de vue ou, à défaut, avant toute publication. Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de votre image et/ou de votre voix en vous adressant au délégué à la protection des données (voir chapitre « Accès aux données et vos droits »).
2. Les événements « public restreint »
   Les événements à « public restreint » comprennent les activités participatives tout comme les ateliers organisés par la Commune et/ou ses associations, auxquels les citoyens sont conviés sur invitation. Il peut notamment s’agir d’ateliers thématiques, tels que des ateliers créatifs, Workshops ou événements organisés au Centre Prince Henri.Par souci de transparence et afin de respecter votre droit à l’image ainsi que les règles de protection des données, votre invitation vous permettra d’indiquer votre choix concernant la prise et la diffusion de photographies/vidéos sur lesquelles vous êtes identifiable, séparément pour chacun des supports mentionnés au chapitre « Finalités de traitement relatifs aux événements » (support papier, application/site internet, réseaux sociaux). Votre consentement ne vaut que pour le ou les supports que vous aurez expressément cochés ; l’absence de choix pour un support équivaut à un refus de diffusion sur celui-ci.Le traitement de ces données personnelles repose sur votre consentement explicite, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD. Ce consentement est libre, spécifique, éclairé et univoque. Il peut être retiré à tout moment pour les utilisations futures, sans que ce retrait n’affecte la licéité des traitements effectués avant celui-ci.Lorsqu’un événement s’adresse en tout ou partie à des mineurs, la prise et la diffusion de photographies ou de vidéos permettant de les identifier sont soumises au consentement explicite de leur représentant légal, recueilli selon les mêmes modalités que ci-dessus. Lorsque le mineur a atteint l’âge de discernement, apprécié au cas par cas mais en principe à partir de 13 ans, son propre accord est recueilli en complément de celui de son représentant légal. Le représentant légal ou, le cas échéant, le mineur ayant atteint l’âge de discernement peut retirer ce consentement à tout moment dans les conditions décrites au chapitre « Accès aux données et vos droits ».Sécurité de vos donnéesL’Administration communale de Walferdange traite les données personnelles recueillies en sa qualité de responsable du traitement, conformément au RGPD, à la loi modifiée du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données, ainsi qu’à toute autre réglementation applicable.

La Commune met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger vos données personnelles, notamment :

·           Un accès restreint aux fichiers bruts (photographies et vidéos non retenues) aux seuls agents et prestataires en charge de la sélection et de la publication ;

·           Un tri des prises de vue à l’issue de chaque événement, distinguant les clichés sélectionnés pour publication de ceux qui ne le sont pas ; ce tri ne conditionne pas la conservation des clichés non retenus, qui demeurent soumis aux durées de conservation applicables selon leur nature (voir chapitre « Conservation des données ») ;

·           Lorsque le photographe est un prestataire externe, une clause contractuelle de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD, encadrant notamment la confidentialité, la sécurité et la durée de traitement des données ;

·           Une validation des contenus avant toute publication, permettant notamment de tenir compte des demandes de retrait ou d’opposition déjà exprimées.

La Commune s’interdit toute utilisation de photographies ou d’enregistrements audio et/ou vidéo susceptible de porter atteinte à la vie privée, à la réputation, à la dignité ou à l’intégrité des personnes concernées.

Conservation des données

Les durées de conservation applicables à vos données à caractère personnel sont déterminées conformément au tableau de tri en vigueur au sein de la Commune :

·           Données de contact recueillies lors de l’inscription : (nom, prénom, adresse, adresse électronique et numéro de téléphone) : ces données sont conservées pendant une durée d’utilité administrative (DUA) de cinq ans à compter de l’événement. À l’issue de cette période, les documents préparatoires et opérationnels sont détruits ou anonymisés. Après dix ans, seuls sont conservés les documents engageants relatifs à des événements présentant un intérêt historique ou sociologique pour la Commune, tels que les inaugurations, les expositions locales, les activités ou spectacles culturels, les concerts, les manifestations sportives et les marchés de Noël.

·           Photographies et vidéos : À l’issue de chaque événement, les services Communication et Archivage procèdent à une sélection des contenus susceptibles de contribuer à la préservation de la mémoire historique et collective de la Commune. Les contenus ainsi retenus peuvent être versés dans la plateforme « Mémoire Collective Audiovisuelle » et mis à la disposition du public, dans le respect des dispositions applicables en matière de protection des données à caractère personnel, de droit à l’image, d’archivage public et de droit d’auteur. Les contenus non retenus ne sont pas enregistrés sur le serveur « Mémoires Collectives » et font l’objet d’un effacement immédiat, sans durée d’utilité administrative applicable. Lorsque le traitement de photographies ou de vidéos ciblées est fondé sur votre consentement explicite, celui-ci peut être retiré à tout moment. Les contenus concernés sont alors supprimés avant l’expiration de la DUA. Toutefois, conformément à l’article 17, paragraphe 3, point d), du RGPD, la conservation définitive de ces contenus à des fins d’archivage dans l’intérêt public peut faire obstacle à l’exercice ultérieur du droit à l’effacement.

Accès aux données et vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation du traitement de vos données à caractère personnel, ainsi que, selon les cas, d’un droit à la portabilité.

Pour les traitements reposant sur l’exécution d’une mission d’intérêt public (Art. 6 paragraphe 1, point e) – notamment vos données d’inscription et les photographies/vidéos d’ambiance des événements « grand public », vous disposez d’un droit d’opposition, pour des motifs tenant à votre situation particulière, en vous adressant au délégué à la protection des données. Ce droit d’opposition s’applique également au versement de vos données dans les « Mémoires Collectives » à l’issue de la durée d’utilité administrative applicable.

En cas d’exercice validé de votre droit d’opposition ou de retrait de consentement, la Commune procède dans les meilleurs délais à la suppression du visuel sur ses supports numériques sous son contrôle, sous réserve de l’exception applicable aux documents archivés dans les « Mémoires Collectives » à des fins d’archivage d’intérêt public (voir chapitre « Conservation des données »). Ce retrait ne produit toutefois pas d’effet rétroactif sur les documents papier déjà imprimés et distribués.

Pour les traitements reposant sur votre consentement explicite (Art. 6 paragraphe 1, point a) – notamment les photographies et vidéos ciblées des événements « public restreint », vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Les données collectées sont traitées par le service communication et événementiel ainsi que le service informatique pour sa gestion technique. Tous les enregistrements numériques sont en principe stockés au sein de l’Union européenne. Néanmoins, la diffusion de visuels sur les réseaux sociaux officiels de la Commune implique la mise à disposition de ces éléments auprès des plateformes concernées, conformément à leurs conditions d’utilisation et politiques de confidentialité respectives.

Soyez ainsi assuré(e) que vos données sont traitées avec la plus grande confidentialité et que nous nous engageons à respecter le RGPD afin de protéger vos droits.

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou l’exercice de vos droits en vertu du RGPD, vous pouvez vous adresser au délégué à la protection des données :

Administration communale de Walferdange
Délégué à la protection des données
B.P. 1 L-7201 Walferdange
Ou par mail :
gdpr@walfer.lu

Vous pouvez également adresser une réclamation à l’autorité de contrôle : Commission nationale pour la protection des données (CNPD) : 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux.

Révision

La présente notice d’information est susceptible d’être mise à jour régulièrement pour protéger au mieux vos données à caractère personnel comme en fonction des évolutions législatives et règlementaires.

La dernière version en vigueur est consultable sur l’application/site internet de l’Administration Communale de Walferdange.

Date de publication : 05/10/2026